「Excelでできるけど、誰もやりたくないやつ」をAIに任せてみた

〜データ整理の面倒な作業が、伝え方ひとつで自動化できた話〜

月末の書類作成で、データをあちこちから拾ってきて組み合わせる作業に、何時間もかかっていませんか？

先日、お手伝いした業務で、まさにそういう場面がありました。

Wordの差し込み印刷で、契約更新の通知を大量に出力する必要があったのですが、元データの形が差し込み印刷に向いていない状態だったんです。

元データが“差し込み印刷向き”ではなかった

具体的には、2種類のデータ（基本情報と明細情報）が別々のシートに存在していて、それぞれがIDで紐づいている構造でした。

差し込み印刷で使うには、必要な情報をすべて1行に横並びで整える必要があります。

もちろん、Excel関数や手作業でもできなくはありません。

ただ、件数も多く、構造も少し複雑。

「やればできるけど、正直あまりやりたくない……」

そんなタイプの作業でした。

AIにマクロを書いてもらった

そこで今回は、AIにマクロ（Excel上で動く自動処理プログラム）を書いてもらうことにしました。

伝えた内容は、とてもシンプルです。

「シートAとシートBがあります。 それぞれのIDが一致するデータを紐づけて、 必要な情報を1行に横並びでまとめ、 シートCへ出力してください」

構造を、そのまま言葉にしただけです。

結果、ロジックはほぼ一発で完成

結果——ロジック自体は、ほぼ一発で正しいものが出てきました。

数回やり取りはしましたが、修正が必要だったのはファイルの開き方や保存処理など、パソコン環境によって変わる部分だけ。

「何をしたいか」という処理の本質は、最初からかなり正確に理解してくれていました。

結果的に、数時間かかる想定だった作業が、かなり短時間で形になりました。

AIをうまく使うコツ

今回あらためて感じたのは、AIをうまく使うコツは、“難しい指示を出すこと”ではなく、

• 何を入力するのか
• どう整理したいのか
• 最終的にどう出力したいのか

を整理して伝えることなのだと思います。

逆に、

「なんとなくこういうことがしたい」

という状態のままだと、AIも迷いやすく、やり取りが増えがちです。

個人情報はダミーデータで

ちなみに今回は個人情報を含むデータだったため、実データは使わず、ダミーデータで構造だけを伝えました。

AI活用では、

• 「便利さ」
• 「効率化」

だけでなく、

• 「情報の扱い方」

を意識することも大切だと感じています。

“誰もやりたくないExcel作業”こそAI向きかもしれない

毎月同じExcel作業を繰り返している。

帳票を作るたびに、複数のデータをコピペしている。

そんな“Excelでできるけど、誰もやりたくない作業”があれば、一度こうした使い方を試してみると、意外と大きく業務が変わるかもしれません。

「うちの業務だと、どこから整理すればいいんだろう？」

そんな段階からでも、お気軽にご相談ください。

社内向けのAI活用・業務改善の出張講座なども対応しています。